Sponzorstvo a roly v zmene

Kto má v zmene akú úlohu. Chyby exekutívneho sponzorstva, úloha top manažmentu, líniových manažérov a agentov zmeny.

Chyby exekutívneho sponzorstva

nedostatočne viditeľná podpora zmeny počas celého procesu,
vzdanie sa zodpovednosti alebo jej delegovanie na nižšiu úroveň,
nedostatočne časté komunikovanie dôvodu zmeny a želaného budúceho stavu cez všetky dostupné médiá,
zlyhanie pri budovaní koalície lídrov a stakeholderov,
začatie novej zmeny skôr, ako je ukončená tá predchádzajúca,
zmena priorít príliš skoro po začatí projektu,
podcenenie odporu a potreby riadiť ľudskú stránku zmeny,
zlyhanie pri nastavení očakávaní so stredným a líniovým manažmentom,
príliš málo času venovaného projektu a projektovému tímu.

Zdroj: Prosci.

Úloha top manažmentu

Definovať a neustále komunikovať víziu, ciele zmeny a očakávané prínosy pre firmu aj zamestnancov.
Podporiť projekt potrebnými zdrojmi: tréningy, konzultanti, technické zabezpečenie a najlepší ľudia a manažéri do projektových tímov.
Venovať dostatočnú pozornosť priebehu projektu.
Zúčastňovať sa plánovania, návrhu a implementácie riešenia.
Aktívne hľadať prínosy nových riešení.
Komunikovať priority projektu, chrániť agentov zmeny a aktívne riešiť odpor.
Zabezpečiť tréning a koučing pre zamestnancov a manažérov dotknutých zmenou.
Vyjasňovať roly operatívnych manažérov a manažérov projektu, najmä keď projekt prechádza do implementácie.

Prosci zhŕňa rolu sponzora do troch písmen ABC: Active and visible participation (aktívna a viditeľná účasť počas celej zmeny), Build a coalition (budovanie koalície sponzorov a stakeholderov) a Communicate directly (priama komunikácia so zamestnancami). Sponzor je v prieskumoch Prosci dlhodobo uvádzaný ako najväčší jednotlivý faktor úspechu zmeny.

Kto ešte hrá v zmene rolu

Doplnok IZ

Rola	Čo robí
Sponzor	Vlastní zmenu, dáva jej autoritu a zdroje, je jej tvárou a rozhoduje o prioritách.
Vedúca koalícia	Skupina vplyvných ľudí, ktorí víziu dotvárajú a presadzujú naprieč organizáciou alebo ekosystémom.
Projektový manažér	Dodáva technickú stránku: rozsah, harmonogram, rozpočet, kvalitu.
Change manažér	Navrhuje a riadi ľudskú stránku: analýzu dopadov, plán komunikácie, tréningov a práce s odporom. Pripravuje sponzora a manažérov.
Líniový manažér	Prekladá zmenu svojmu tímu, rieši obavy, kouča a dáva spätnú väzbu nahor.
Agenti zmeny (change champions)	Dobrovoľníci z rôznych útvarov, ktorí zmenu poznajú zblízka, pomáhajú kolegom a prinášajú signály z terénu.

Prosci opisuje rolu líniového manažéra piatimi úlohami: komunikátor, advokát zmeny, kouč, spojka medzi tímom a projektom a manažér odporu. Manažéri ich však zvládnu len vtedy, ak prešli zmenou najprv sami a dostali na to prípravu.

Kto má čo komunikovať

Doplnok IZ

Výskumy Prosci opakovane ukazujú, že ľudia chcú počuť rôzne správy od rôznych ľudí:

Prečo sa mení organizácia (biznis dôvody, súvislosti, smer): od vrcholového vedenia, ideálne od sponzora.
Čo to znamená pre mňa (moja práca, môj tím, moja istota): od priameho nadriadeného.

Častou chybou je, že všetko komunikuje projektový tím alebo interná komunikácia. Ľudia síce dostanú informácie, ale chýba im dôvera a osobný rozmer. Projektový tím má správy pripravovať, ale doručovať ich majú tí, ktorým ľudia veria.

Kľúčové myšlienky

Najčastejšia chyba sponzora je zmiznúť: delegovať zodpovednosť a prestať byť vidieť.
Sponzor: aktívna účasť, budovanie koalície a priama komunikácia.
Líniový manažér je komunikátor, advokát, kouč, spojka a manažér odporu.
Prečo sa mení organizácia, má povedať vedenie. Čo to znamená pre mňa, priamy nadriadený.

Na zamyslenie

Kto je skutočný sponzor vašej zmeny? Koľko času jej reálne venuje?
Sú vaši líniovi manažéri pripravení hovoriť s tímami o zmene? Prešli ňou najprv sami?

Svoju situáciu môžete prebrať s AI asistentom vpravo dole.

Prihláste sa, aby sme vám pamätali postup a mohli ste získať certifikát.