Plán, meranie a zhrnutie

Prvým praktickým krokom je zistiť, koho sa zmena týka a ako. Pre každú skupinu ľudí si odpovedzte:

• Čo sa pre nich zmení: procesy, systémy, nástroje, roly, štruktúra, odmeňovanie, lokalita, vzťahy?
• Ako veľmi: malý, stredný alebo veľký dopad?
• Aký majú vplyv na úspech zmeny a aký k nej majú postoj?

Stakeholderov je užitočné rozložiť do mriežky podľa vplyvu a záujmu (dotknutosti). Vplyvných a silno dotknutých treba zapojiť a spolupracovať s nimi, vplyvných a menej dotknutých udržiavať spokojných, silno dotknutých s malým vplyvom pravidelne informovať a podporovať a ostatných sledovať. Pri veľkých ekosystémoch, ako boli IT Valley alebo železnice, je táto mapa základom pre zloženie vedúcej koalície.

Dobrý komunikačný plán odpovedá na šesť otázok pre každú skupinu stakeholderov:

Komunikácia nemá byť len vysielanie. Jeden z faktorov neúspechu podľa Prosci je práve nedostatočná obojsmerná komunikácia. Kľúčové správy treba opakovať viackrát a rôznymi kanálmi, ľudia ich potrebujú počuť opakovane, kým ich prijmú.

Projekt môže byť dodaný načas a v rozpočte, a predsa zlyhať, ak ľudia riešenie nepoužívajú. Preto treba merať aj ľudskú stránku. Prosci odporúča tri ukazovatele adopcie:

• Rýchlosť adopcie: ako rýchlo ľudia prechádzajú na nový spôsob práce.
• Miera využívania: koľko ľudí ho skutočne používa (a koľko obchádza).
• Zdatnosť: ako dobre ho používajú, napríklad chybovosť, kvalita, výkon.

Popri tom má zmysel priebežne sledovať pripravenosť a postoje ľudí, napríklad krátkymi pulznými prieskumami alebo hodnotením ADKAR v tímoch. Včasný signál umožní reagovať skôr, ako sa odpor prejaví v číslach. Merajte aj prínosy, kvôli ktorým zmena vznikla: náklady, kvalitu, spokojnosť klientov.

Autor odporúča knihu Johna Kottera a Holgera Rathgebera Náš ľadovec sa roztápa (Our Iceberg Is Melting). Je to bájka o kolónii tučniakov, ktorej domov je ohrozený, a o tom, ako sa kolónia napriek pohodlnosti, strachu a odporu dokáže zmeniť. Vedecko-populárnym spôsobom ukazuje Kotterove kroky na príbehu, ktorý pochopí každý, a hodí sa aj na spoločné čítanie v tíme.

• Každá organizácia raz prejde zmenou. Je to prirodzená súčasť jej životného cyklu a dnešného dynamického prostredia.
• Žiadna zmena nie je bez bolesti. Ľudia pri zmene musia vyjsť z komfortnej zóny a to je vždy bolestivé.
• Naučiť sa riadiť zmenu, prežiť a uspieť v neustále sa meniacom prostredí sa stalo kritickou zručnosťou pre rast a pokrok.
• Pre úspech v turbulentnom prostredí je absolútne nutné starať sa o ľudí: neustále im vysvetľovať prečo a čo jazykom, ktorému rozumejú, a motivovať ich, aby veci organizácie riešili ako svoje vlastné.

Leadership poháňa zmeny. Čisto manažérsky prístup k riadeniu zmeny často zlyháva. Mať pravdu nestačí.